Khái niệm 5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật, gồm: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). Phương pháp này đã áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau mang lại những hiệu quả tích cực.

Mô hình 5S trong y tế hiện được áp dụng ở nhiều bệnh viện từ trung ương đến địa phương với những cải tiến quản lý chất lượng mang hiệu quả rõ rệt. Như trước đây, hầu hết các giấy tờ, bệnh án, thuốc men, vật tư y tế... để bừa bộn, chưa được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng; các vật tư tiêu hao thiếu kiểm soát gây tồn kho gây lãng phí; trang thiết bị chưa được chuẩn bị sẵn sàng; nề nếp ý thức sắp xếp nhân viên chưa cao... Điều này sẽ làm tốn thời gian tìm kiếm và dễ gây nhầm lẫn trong qua trình sử dụng. Đã có không ít những trường hợp sai sót gây hậu quả nghiêm trọng do nhầm lẫn, bất cẩn trong quá trình sắp xếp, bảo quản, sử dụng các thuốc và vật tư y tế. Phương pháp 5S được triển khai sẽ là nền tảng quan trọng cho các hoạt động cải tiến, giúp xây dựng môi trường làm việc khoa học, sạch sẽ cho nhân viên y tế, cải thiện chất lượng, nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo an toàn cho người bệnh.

Với nỗ lực thay đổi, cải tiến nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ trọng tâm "xây dựng môi trường cơ sở y tế sáng, xanh, sạch đẹp" của ngành y tế tỉnh, Ban lãnh đạo Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Ninh đã quyết tâm đưa vào triển khai phương pháp "5S - Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng" đến tất cả các khoa, phòng trong toàn bệnh viện. Để mô hình 5S được áp dụng sâu rộng, hiệu quả, phòng Quản lý chất lượng của Bệnh viện đã tổ chức các buổi tập huấn, đào tạo về kiến thức 5S cho toàn thể nhân viên bệnh viện và cùng nhau trao đổi, chia sẻ, tham khảo kinh nghiệm từ các đơn vị bạn. Trong quá trình triển khai đã tiến hành khảo sát thực tế, đề xuất và thảo luận để thống nhất cách cải tiến sao cho vừa có sự chuẩn hoá, đồng nhất trong toàn viện nhưng vẫn phù hợp với nhu cầu thực tiễn tại mỗi khoa, phòng. Các nhóm đầu mối quản lý thực hiện 5S theo từng khu vực sẽ tiến hành giám sát, đánh giá kết quả đạt được.  

Phòng Quản lý chất lượng Bệnh viện tổ chức các buổi tập huấn, đào tạo về kiến thức 5S cho điều dưỡng trưởng các khoa, phòng 

Sau khi được tập huấn đào tạo, các khoa phòng đã tiến hành sàng lọc những vật dụng, vật tư y tế không cần thiết, lập danh mục vật tư, thiết bị phục vụ theo kế hoạch; sắp xếp, bố trí lại các dụng cụ, vật tư y tế gọn gàng, khoa học theo vị trí được đánh dấu, gắn tên để dễ dàng sử dụng; thực hiện tổng vệ sinh lau dọn sạch sẽ các thiết bị, phòng ban và buồng bệnh… Những nơi có sáng kiến hay, hiệu quả cao sẽ được nhân rộng để các khoa, phòng khác cùng học tập áp dụng.

Tất cả trang thiết bị, dụng cụ y tế tại khoa Cấp cứu đều được dán phân định vị trí rõ ràng, khoa học để công tác cấp cứu bệnh nhân diễn ra nhanh chóng, thuận tiện nhất

Hiệu quả nhận thấy đầu tiên sau khi triển khai mô hình 5S với tiêu chí dễ tìm - dễ thấy - dễ lấy - dễ trả lại là các nhân viên y tế rút ngắn thời gian tìm thuốc, vật tư y tế tiêu hao, tăng hiệu suất công việc; giảm lãng phí do kiểm soát được các loại thuốc, vật tư y tế quá hạn, tồn kho, tăng hiệu quả kinh tế; tạo môi trường và thói quen làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, khoa học, xây dựng nề nếp văn hoá làm việc của đội ngũ nhân viên y tế, từ đó hạn chế sai sót nhầm lẫn, đảm bảo an toàn người bệnh.

Mô hình 5S là tiền đề cho việc ứng dụng phương pháp tinh gọn trong y tế (Lean Hospital) giúp cho hoạt động của bệnh viện trôi chảy, tinh gọn, giảm chi phí vận hành và nâng cao chất lượng trong cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh. Không chỉ dừng lại ở việc xây dựng mô hình, Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Ninh đang hướng đến mục tiêu đưa 5S trở thành thói quen của nhân viên toàn bệnh viện, làm thay đổi phương thức quản trị, nâng cao chất lượng dịch vụ y tế, góp phần thực hiện thành công chủ đề công tác năm 2018 của ngành y tế Quảng Ninh.

* Một số hình ảnh trước và sau khi áp dụng phương pháp 5S tại các khoa, phòng:

Xe tiêm được sắp xếp gọn gàng, để đúng vị trí đã được đánh dấu cố định

Khu vực để các thiết bị, máy móc được định vị rõ ràng bằng vạch kẻ màu

Dây điện của các loại máy móc, thiết bị được cuốn gọn gàng, giúp cho việc di chuyển và sử dụng dễ dàng

Tủ vật tư y tế được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, có danh mục tên và số lượng rõ ràng

Phân loại theo đúng vị trí vạch phân định để thuận tiện trong quá trình sử dụng và kiểm soát số lượng còn lại

Khu vực để băng ca được định vị vị trí cụ thể

Xe lăn được sắp xếp gọn gàng trong khu vực được dán vạch kẻ phân định chỗ để

Khay đựng thuốc ngăn nắp được mã hóa màu phân biệt

Khoanh vùng khu vực vị trí đứng cho bệnh nhân nhận kết quả xét nghiệm tại khoa Khám bệnh

Phòng QLCL-TT&CNTT